우리 대학 장재준 구매관재팀장은 대학 교육과 교육환경 유지를 위해 조달업무를 총괄하고 있다. 명지대학교 자체 전자조달시스템을 개발·정착시키기도 한 장재준 팀장은 구매행정 분야에서만 20년째 종사하고 있는 전문가이다. 장재준 팀장은 최근 4차 산업 혁명시대에 발맞춰 전자조달시스템 고도화 지속 계획을 수립, 진행하고 있다고 밝혔다.

자신의 업무에 20년 넘게 열정을 가지고 일하고 있는 장재준 구매관재팀장을 만나보았다.

Q. 만나 뵙게 되어 반갑습니다. 인터뷰을 읽게 될 독자분들을 위해 간단한 자기소개 부탁드립니다.

A. 안녕하세요. 명지대학교에서 구매행정 업무를 담당한 지 20년이 된 장재준 명지대 구매관재팀장입니다. 명지대학교에서 대학 교육과 교육환경 유지를 위한 조달업무를 총괄하고 있습니다. 대학마다 구매행정 업무의 범위는 다르나, 명지대의 경우 기계기구와 집기비품 등 재무재표상 유형고정자산을 구입하는 일종의 조달청 역할을 담당하고 있습니다. 또한 용역과 임대차 계약을 담당하기도 합니다.

Q. 명지대 전자조달시스템만의 특징은 무엇인가요. 어떤 계기로 도입하게 됐는지, 그 효과는 무엇인지 궁금합니다.

A. 명지대는 구매행정 업무의 대대적인 혁신을 목표로 지난 2008년 유병진 총장의 특별 지시로 대학에 특성화된 전자조달시스템 도입을 준비했습니다. 초창기에는 LG 서브원이나 삼성 아이마켓코리아와 같은 대형 MRO 구매대행사도 이용하기도 했습니다. 이후 적지 않은 예산을 들여 자체 전자조달시스템을 순차적으로 고도화해 운영해 오던 중 현재와 같은 낙찰업체 수수료 지불 형태의 전자조달플랫폼으로 안착하게 됐습니다.

명지대의 전자조달시스템은 견적서나 입찰 서류의 온라인 접수 형태가 아닌 전자서명법, 전자거래기본법 등 관련 법규에 기반한 완전한 형태의 전자입찰시스템 구현이라는 점에서 상당한 성과라 할 수 있습니다. 15년간 안정적으로 운영해왔다는 것도 큰 성과 중 하나입니다. 특히 비정형화된 용역과 공사계약 분야에서 기존 장기거래 업체가 아닌 불특정 다수 간 무한경쟁 거래환경 조성으로 시스템 도입 당해 연도 최대 평균 30%의 예산 절감 효과도 있었습니다.

Q. 명지대 전자조달시스템 중 ‘MRO구매’에 대해서 구체적으로 설명 부탁드립니다.

A. 명지대는 추정금액에 따라 수요부서 자체조달, 중앙조달 방식으로 구분돼 있습니다. 수요부서 자체조달은 일정 금액(추정금액 200만 원) 이하는 MRO구매, 그 이상은 전자조달시스템의 전자견적구매 방식으로 처리하고 있습니다.

MRO구매는 물품 규격서를 올려 업체들에게 전자견적서를 받아 가격평가 후 업체를 선정한다는 점에서 견적구매 방식과 동일합니다. 단, MRO구매는 1년간 사용할 예산을 부서·학과 단위로 미리 배정하고 구매집행금액을 예산에서 깎아 나가는 예산통제 방식을 사용한다는 점에서 견적구매 방식과 다릅니다.

MRO구매는 연간 운영예산의 누적관리와 수요학과·예산부서의 체계적인 구매 관리가 함께 이뤄진다는 특징이 있습니다. 체육학과·건축학과와 같이 불가피하게 소모품 구매가 먼저 이뤄지는 경우에는 해당 구매증빙자료를 전자전표처럼 등록해 운영예산 집계와 사후관리가 가능합니다. 2014년 MRO 도입 이후 2024년 10월 말까지의 누적거래 건수는 1만 6729건으로 월 평균 130건의 사무용품·소모품 구매가 수요부서나 수요학과 자체적으로 이뤄지고 있습니다.

이는 필요한 시기, 필요한 수량만큼, 짜인 예산 범위 내에서 수요부서 자체적으로 구매함으로써 중복구매와 예산낭비를 줄이는 효과가 있습니다. 대량구매 비축물품에 대한 손‧망실을 예방할 수 있어 업무분담과 예산절감 효과까지 누릴 수 있습니다.

Q. 타 대학과 차별화하는 명지대 구매관재팀만의 향후 목표가 있다면 무엇인가요.

A. 명지대학은 능동적·주체적으로 전자조달시스템의 도입을 검토하고 기능 고도화에 노력함으로써 예산 절감은 물론, 감사의 공정성·투명성 확보, 업무 자동화를 통한 효율성 제고 등을 도모할 수 있었습니다.

대학은 주체적으로 시대 흐름에 따라 요구되는 이슈와 현안에 대해 IT기술을 활용하려는 적극적인 노력을 보여야 하며, 변화를 두려워하지 말아야 합니다. 디지털전환(DX)의 화두는 이제 기업만의 문제가 아니라, 인구절벽 위기에 직면한 대학 생존의 문제이기 때문입니다.

명지대 구매·관재팀은 앞으로도 대학 교육환경의 변화와 4차 산업혁명 시대로의 변화에 발맞춰 우리 대학 구매행정 업무에 AI기술과 빅데이터를 활용한 적용모델을 연구할 것입니다. 더불어 전자조달 플랫폼의 기능 고도화에 반영할 수 있도록 플랫폼 사업자와 긴밀히 협력해 급변하는 시대에 적극 대응해 나갈 계획입니다.